Binnen organisaties wordt steeds vaker gesproken over communicatie in teams op afstand. Tussen 2005 en 2017 is het aantal mensen dat op afstand werkt in de VS met maar liefst 159% toegenomen. Maar liefst 66% van de bedrijven biedt opties voor werken op afstand (vanaf 2019), en 16% van de bedrijven draait op basis van volledig op afstand werkend personeel. Dit zijn slechts enkele van de vele statistieken die aantonen dat organisaties met goede redenen steeds meer op afstand werken. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat telewerkers dat wel zijn gelukkiger, gezonder, minder gestrest en meer betrokken. Externe teams betekenen ook minder uitgaven voor kantoorruimte.

Aan de andere kant staan teams op afstand voor andere uitdagingen waar teams die op dezelfde fysieke locatie zijn gevestigd, niet mee te maken hebben. Interactie via schermen, apps en e-mail maakt communicatie in teams op afstand moeilijker en moeilijker vertrouwen op te bouwen die persoonlijke relaties van nature bevorderen. Dat komt omdat face-to-face interactie ons de kans geeft om non-verbale signalen zoals toon en lichaamstaal te beoordelen. Dingen als tijdzones, culturele en taalbarrières, evenals afstand, kunnen ervoor zorgen dat teamleden zich minder als een team voelen. 

Hoe zorg je er dan voor dat teams op afstand communiceren en effectief samenwerken als ze elkaar niet persoonlijk kunnen ontmoeten? De sleutel is het opzetten van een duidelijk gedefinieerde interne communicatiestrategie – en je eraan houden.

Stel normen voor zichtbaarheid en communicatie in

Om effectieve communicatie in teams op afstand mogelijk te maken, begint u met het vaststellen van het niveau van zichtbaarheid dat u verwacht van uw externe medewerkers. Zorg ervoor dat ze weten hoeveel uur er elke dag, week of maand wordt verwacht en dat het duidelijk is hoe hun werkstatus of locatie moet worden gedeeld met teamgenoten of managers. Verspreide teams hebben die zichtbaarheid nodig om het beste moment te identificeren om met elkaar te communiceren; tenzij de rol volledig flexibel is met duidelijke aanwijzingen en minimale interactie met collega's.

Maak een beleid voor werken op afstand of flexibel werken, of vraag uw HR-team om dit document uit te werken. Dit beleid moet de voorwaarden van de flexibele werkvoordelen en de voorkeurstools of -applicaties voor samenwerking en communicatie op afstand bevatten. Zie onze Toolgids voor communicatie op afstand voor meer details. In het flexibele werkbeleid moet ook duidelijk staan wat je van elk teamlid verwacht op het gebied van online aanwezigheid en zichtbaarheid. Dit zorgt ervoor dat elk lid van uw gedistribueerde team duidelijk weet wat ze zouden moeten doen en wanneer ze moeten profiteren van een flexibel werkmodel.

Duidelijke taken en doelstellingen

Zorg ervoor dat elk lid van uw team hun taken begrijpt en dat ze op de hoogte zijn van wat ze moeten bereiken. Gebruik een gedeelde kalender of een tool voor projectplanning zoals Teamweek, om uw hele team op de hoogte te houden van de taken waar elke persoon momenteel aan werkt, evenals de taken die in behandeling zijn. Deze aanpak zal de verwarring over wie waaraan moet werken aanzienlijk verminderen, en zorgt voor open communicatie met teamleden op afstand als er problemen zijn die moeten worden opgehelderd.

De SMART-criteria zijn een effectief hulpmiddel waarmee u duidelijke, haalbare doelen kunt stellen voor thuiswerkers. SMART-doelen stellen managers in staat zich te concentreren op resultaten, in plaats van medewerkers te micromanagen. Deze aanpak is bekend de productiviteit verbeteren en het moreel stimuleren. Deze afkorting staat voor:

S - Specifiek

M - Meetbaar

A - Bereikbaar

R – Relevant

T - Tijdgebonden

Stel doelen met deze factoren in gedachten, dan zal uw externe team duidelijk zijn over het werk dat nodig is om deze te bereiken. Vergeet niet te verduidelijken of elk doel een kortetermijnmijlpaal of een middellange- of langetermijndoelstelling is. 

Vergaderingen en gesprekken - waarom, hoe en wanneer

Regelmatige vergaderingen vergemakkelijken een open gesprek over de workflow en de prestaties van medewerkers. Wekelijks één-op-één persoonlijke of videovergaderingen houden met elke medewerker; deze moeten minstens 20 minuten duren. Dit is het perfecte moment om prestatieproblemen aan te kaarten en eventuele vragen over specifieke taken op te lossen. Het is ook een goed moment om statusupdates te geven. 

Gebruik gewone spraakoproepen voor korte één-op-één-gesprekken buiten de wekelijkse vergadering om; gebruik echter voor groepsvergaderingen met meer dan twee deelnemers virtuele spraak- en videovergaderingen. Dit zorgt ervoor dat alle teamleden dat zijn op de hoogte van en betrokken bij het gesprek. 

Halfjaarlijks of jaarlijks taxaties uitvoeren. Deze moeten minimaal 1,5 uur duren. Een beoordeling is een kans om te focussen op de algemene prestaties van elk teamlid. Geef ook een overzicht van de verwachtingen van uw organisatie voor elk lid in de toekomst. Kleinere kwesties met betrekking tot specifieke taken horen hier niet thuis - bespreek deze tijdens uw wekelijkse vergaderingen.

Ten slotte, om de bedrijfscultuur op te bouwen, moet u minstens één keer per jaar fysieke, persoonlijke ontmoetingen organiseren. Dit is een gelegenheid om niet-werkgerelateerde activiteiten te ondernemen, zoals teambuildingoefeningen. Deze vergaderingen kunnen helpen om betere relaties tussen teamleden te vergemakkelijken, waardoor het gedistribueerde team als één samenhangende eenheid kan werken, zelfs als ze zich niet in dezelfde geografische locatie of tijdzone bevinden. 

Andere creatieve manieren om een bedrijfscultuur op te bouwen zijn virtuele happy hours, social gaming en niet-werkgerelateerde bijeenkomsten. Onderzoekers hebben ontdekt dat het regelmatig deelnemen aan dit soort activiteiten het stellen van doelen en het probleemoplossend vermogen van leden van gedistribueerde teams verbetert.