Werken op afstand wordt de laatste jaren steeds populairder. Na de ongelukkige verspreiding van COVID-19 en de huidige maatregelen voor sociale afstand die over de hele wereld worden toegepast, is het aantal mensen dat leert thuiswerken en telewerkers worden, nog verder explosief gestegen. 

Als de levensstijl van werken op afstand nieuw voor u is, is dit artikel iets voor u. Hier bespreken we enkele van de handigste tools die u zeker moet leren kennen als u een efficiënte en effectieve telewerker wilt worden. We verdelen de tools in verschillende categorieën, afhankelijk van waar ze voornamelijk voor worden gebruikt: projectbeheer, bestandsbeheer, tijdregistratie en facturering. 

 

Beste projectbeheertools voor externe werknemers

Trello

Alexa-ranglijst: 202

Trello is een van de meest gebruikte projectmanagementtools onder freelancers en thuiswerkers in het algemeen. Met Trello kun je projecten organiseren door ze op te delen in specifieke taken en ze toe te wijzen aan specifieke mensen binnen je team. Via Trello kun je ook opmerkingen en bestanden delen met je team en klanten. Het is absoluut een eenvoudige en gemakkelijke manier om elk soort project te organiseren, zelfs als je geen team hebt en alleen werkt.

 

asana

Alexa-ranglijst: 1,021

Asana lijkt qua functionaliteiten vrij veel op Trello, maar het stelt je in staat om projecten en taken op veel verschillende manieren visueel te organiseren in plaats van alleen maar een enorm bord te zijn. Het is over het algemeen beter voor grotere teams omdat het extra functies heeft waarmee je de voortgang kunt zien die specifieke mensen of het hele team hebben gemaakt in een bepaald project of alle projecten. Iets wat handig is als je naar het grote geheel moet kijken in plaats van alleen naar specifieke taken. 

Zowel Trello als Asana hebben gratis versies en premium-abonnementen die variëren afhankelijk van de grootte van de teams en de vereiste functionaliteiten. Enkele andere populaire projectbeheertools om te overwegen zijn ClickUp, ProofHub en Wrike.

 

Beste communicatie- en samenwerkingstools

slappe

Alexa-ranglijst: 207

Slack is een van de meest populaire communicatie- en samenwerkingstools voor teams die op afstand werken. Het is veel meer dan alleen een messenger, het geeft je de mogelijkheid om je chats op te splitsen in verschillende onderwerpen en kanalen en je kunt ook andere gebruikers bellen. Slack heeft een gratis abonnement om te starten, dat jou en je team beperkt tot alleen de meest recente 10.000 berichten op een bepaald moment. De betaalde versie kent deze beperking niet en heeft een prijsmodel gebaseerd op het aantal gebruikers. 

Een van de belangrijkste voordelen van Slack is de mogelijkheid om veel andere tools en apps erin te integreren (inclusief de meeste die in dit artikel worden genoemd). U kunt bijvoorbeeld een melding ontvangen wanneer een van uw team een Trello-kaart bijwerkt of een bestand uploadt naar Google Drive. De meeste populaire web-apps hebben standaard integratie-opties met Slack, maar je kunt ook een tool als Zapier gebruiken om je eigen automatiseringen te bouwen. Dit maakt Slack een uitstekende samenwerkingsoptie voor elk team op afstand.

 

Microsoft Teams

Alexa-ranglijst: 21 (Microsoft.com)

Microsoft Teams heeft zichzelf geleidelijk gepositioneerd als een van de belangrijkste concurrenten van Slack op het gebied van online samenwerking. Deze tool heeft een meer zakelijke uitstraling en een robuuster gevoel. Het spreekt voor zich dat het heel goed werkt met andere Microsoft-tools, zoals hun verschillende Office 365-applicaties. Wat Microsoft Teams onderscheidt, is de mogelijkheid om enorme videogesprekken te voeren met maximaal 250 deelnemers en de mogelijkheid om uw scherm te delen.

Vergeleken met Slack biedt het veel minder flexibiliteit in termen van het opsplitsen van uw berichten in afzonderlijke kanalen en onderwerpen, en het is ook veel beperkter in zijn vermogen om andere toepassingen van derden te integreren. Het heeft echter een betere beveiliging en een aantal krachtige functies, vooral wanneer het wordt gebruikt als onderdeel van een breder zakelijk Office 365-toepassingslandschap.

 

Beste tools voor tijdbeheer en tracking

Tijdregistratietools werken allemaal op dezelfde manier. Ze stellen externe werknemers en teams in staat om bij te houden hoeveel tijd ze aan specifieke projecten besteden door hen functies te bieden die net als een stopwatch werken. Gebruikers kunnen het starten, pauzeren en stoppen terwijl ze aan bepaalde projecten werken en het houdt automatisch bij hoe lang ze besteden aan eerder ingestelde taken. Met sommige apps kunnen externe medewerkers ook handmatig de tijd toevoegen die is besteed aan taken die ze niet in realtime konden volgen.

De meest geavanceerde tools bevatten tal van extra functies die erg handig zijn, vooral voor managers om in de gaten te houden waar hun teamleden aan werken. Deze functies omvatten willekeurige screenshots om de paar minuten, GPS-tracking, dagelijkse rapporten en salarisautomatisering. 

Deze hulpmiddelen omvatten: Wisselen (Alexa-rangschikking 3.428), Clockify (Alexa-ranglijst: 895.500) en naaf (Alexa-rang 27.806). Ze hebben allemaal gratis versies voor kleine teams die de basisfunctionaliteiten bevatten, evenals premium-accounts die alle extra functies bevatten. De drie werken heel goed en hoewel ze erg op elkaar lijken, hebben sommige verschillende functionaliteiten die voor sommigen het beste werken en voor anderen minder. Daarom raden we je aan om ze allemaal te bekijken en degene te kiezen die het beste bij je past.

FLYDESK

Met de FLYDESK-app kunnen teamleden met één klik of met een tik op een tag vanaf hun smartphone inchecken om werkuren en locaties bij te houden. Incheckgegevens zullen gebruikers en teammanagers inzicht geven, het zal de teamsamenwerking vergemakkelijken en tegelijkertijd de balans tussen werk en privé behouden. Nog een ding: de app stelt gebruikers in staat om on-demand en wereldwijd vergaderruimten en bureaus te boeken binnen een van de duizenden flexibele kantoor- en coworkingruimtes beschikbaar op FLYDESK.

 

 

Beste tools voor videoconferenties en scherm delen

Google Meet

Alexa-ranglijst: 1 (Google.com)

Google Meet is momenteel een van de meest populaire tools voor videogesprekken en het delen van schermen en heeft de afgelopen jaren veel handige nieuwe functies toegevoegd. De meest recente voorbeelden zijn de mogelijkheid om uw vergadering op te nemen en de mogelijkheid om tijdens uw vergadering ondertitels live weer te geven, wat opmerkelijk goed werkt. Er is een gratis versie van Google Meet, maar om van alle functies te kunnen genieten, heb je een Google Suite-abonnement nodig.

Met Google Suite kan uw team ook hun eigen speciale e-mailadressen hebben met de domeinnaam van uw bedrijf en het wordt geleverd met toegang tot Google Drive. Het kan een kosteneffectieve manier zijn om toegang te krijgen tot al deze functies voor een vaste prijs per gebruiker per maand.

 

Skype

Alexa-ranglijst: 235

Skype was een van de eerste bekende toepassingen voor online bellen, videobellen en scherm delen. Zijn populariteit schommelde door de jaren heen, maar het is er nog steeds en wordt nog steeds veel gebruikt. Een van de voordelen is dat het voor de meeste doeleinden gratis te gebruiken is en dat het een flexibel beltegoedsysteem heeft voor het geval je af en toe naar vaste lijnen vanuit het buitenland wilt bellen.

 

Zoom

Alexa-ranglijst: 16

Zoom is misschien wel de meest populaire en gemakkelijkste tool voor videoconferenties om te gebruiken, omdat je er toegang toe hebt via een weblink en je geen account nodig hebt (mits iemand anders je een link naar een vergadering stuurt). Het is de afgelopen maanden enorm populair geworden toen steeds meer mensen thuis werkten tijdens de COVID-19-uitbraak. Van de drie tools die hier worden genoemd, is Zoom misschien wel de meest gebruiksvriendelijke en gemakkelijkst te gebruiken voor grotere groepen mensen en teams voor werken op afstand. Een aspect om op te merken is dat er enkele veiligheidsproblemen zijn geweest (vooral als uw vergaderlink op de een of andere manier in verkeerde handen terechtkomt).

 

Beste tools om facturen te genereren en betalingen aan te vragen

Factuur

Alexa-ranglijst: 20,546

Invoicely is een super gebruiksvriendelijke en gebruiksvriendelijke tool waarmee je gepersonaliseerde en professioneel ogende facturen kunt maken. Het enige wat u hoeft te doen is de lege plekken in te vullen en de factuur te genereren, zo eenvoudig is dat! U kunt uw bedrijfsinformatie, bedrijfsnaam, logo, factuuradres, vervaldatums, betalingsgegevens en de beschrijving van elk serviceproduct waarvoor u in rekening brengt, evenals het uurtarief of de prijs per eenheid toevoegen. 

Met Invoicely kunt u een account aanmaken, zodat u al uw verzonden facturen op één plek kunt opslaan en sjablonen kunt maken die u kunt hergebruiken voor terugkerende facturering. U kunt ook bijhouden wie een factuur heeft betaald en rapporten genereren, zodat u uw financiële gegevens bijhoudt. 

 

Xero

Alexa-ranglijst: 821

Xero is geavanceerder dan op factuur, want het is een volledige boekhoudsoftware. Het is erg populair onder telewerkers en het heeft uitstekende recensies online. 

Xero heeft meer geavanceerde functies die meer geschikt zijn voor bedrijven die regelmatig transacties uitvoeren. De functies omvatten facturering, voorraadbeheer, geautomatiseerde loonlijsten, bankverbindingen en afstemmingen, rapportage, beheer van meerdere valuta's, prestatiedashboards en de mogelijkheid om betalingen te accepteren van de meest populaire online betalingsdiensten. 

begrijpelijk, Xero is niet gratis. Het is echter zeer redelijk geprijsd en elk abonnement wordt geleverd met een gratis proefperiode van 30 dagen.

 

Wave-apps

Alexa-ranglijst: 1,173

Wave biedt een reeks gratis software voor kleine bedrijven, die ze aanbieden als 3 verschillende producten: Facturering, Ontvangsten en Boekhouding. Hun oplossingen worden geleverd met een Stripe-integratie en zijn vrij gebruiksvriendelijk en eenvoudig te gebruiken. Dit is een geweldige optie om te beginnen en je hebt maar één account nodig om toegang te krijgen tot alle oplossingen die Wave biedt.

 

Beste tools om bestanden te delen en te ordenen

Google Drive

 

Alexa-ranglijst: 1 (Google.com)

Google Drive is verreweg de gemakkelijkste en handigste manier om bestanden online te ordenen en te delen, ongeacht wie u bent en wat u doet... het werkt gewoon voor iedereen! Met Google Drive kunt u bestanden maken, bewerken, opslaan, ordenen en delen in veel verschillende indelingen, waaronder documenten, spreadsheets, presentaties en formulieren. 

Het gratis account bevat 15 GB opslagruimte, maar er zijn verschillende premium-abonnementen die gaan van 30 GB tot maximaal 30 TB (wat veel is!).

 

WeTransfer

Alexa-ranglijst: 131

WeTransfer is een website waarmee je op een hele simpele manier gratis bestanden kunt delen. U gaat gewoon naar de website en uploadt de inhoud die u wilt delen. Het genereert automatisch een link die u naar een andere persoon kunt sturen, zodat zij de bestanden downloaden die u wilt delen. Zo simpel is het!

WeTransfer is een geweldige optie voor het sporadisch delen van bestanden, omdat het snel en gratis is en je geen account hoeft aan te maken om het te gebruiken. Google Drive is echter veel beter voor degenen die willen delen net zoals bestanden maken en opslaan op één plek.

Enkele andere goede tools voor het delen en opslaan van bestanden zijn Dropbox, Box en OneDrive.

 

Beste visuele samenwerkingstools

Weefgetouw

Alexa-rang: 759

Loom is gratis software die je kunt gebruiken om je scherm op te nemen. Je hebt de mogelijkheid om zowel je audio als video aan en uit te zetten. Dit maakt het een ongelooflijk handig hulpmiddel om korte instructievideo's te maken voor uw externe teamleden, misschien als onderdeel van een onboardingproces. Het is ook erg handig om problemen uit te leggen die je bent tegengekomen, omdat dit vaak een efficiëntere manier is om iemand te laten zien wat je bedoelt (in plaats van het uit te typen of te wachten tot ze beschikbaar zijn voor een live schermdeelsessie).

Het kan worden geïntegreerd als een eenvoudige Chrome-extensie. De video's worden online gehost in uw account en u kunt privacy-instellingen kiezen om ze te delen. De standaard is ingesteld op "iedereen die de link heeft, kan deze video zien", maar je kunt ook een wachtwoord toevoegen.

 

Miro

Alexa-rang: 1331

Miro is een visuele samenwerkingstool die u voor veel verschillende doeleinden kunt gebruiken, waaronder brainstormen, ideeënsessies, mindmapping, workflowontwerp en planning. Zie het als een online en interactief whiteboard. 

U kunt live samenwerken met uw team, inclusief ingebouwde chat- en videogesprekfunctionaliteit. De gratis versie geeft je toegang tot 3 gratis boards om aan samen te werken en een beperkt aantal functies, terwijl de betaalde versies veel meer functies hebben en per gebruiker geprijsd zijn. Miro kan een ongelooflijk handig hulpmiddel zijn als uw werk creativiteit vereist en uw team zich niet fysiek op dezelfde locatie bevindt.

Een ander goed hulpmiddel voor visuele samenwerking op afstand is InVision, waarmee uw teamleden feedback kunnen geven op elkaars paginamodellen.

Beste boekingsplatform voor bureaus en vergaderruimten

FLYDESK Werkruimte

FLYDESK is een platform waarmee medewerkers op afstand de beste coworking-ruimtes en in contact komen met professionals in hun gebied. Via de website of app van FLYDESK is het mogelijk om op uur-, dag-, week- of maandbasis zowel werkplekken als vergaderruimtes te reserveren. 

Probeer het eens: als je alle beschikbare coworking-ruimtes bij jou in de buurt wilt bekijken, ga dan naar FLYDESK's pagina coworking-ruimtes en filter op locatie en type ruimte (hot desk, dedicated desk, privékantoor, zelfs vergaderruimten, evenementenruimtes of virtueel kantoor).

Je krijgt direct toegang tot alle beschikbare ruimtes in de omgeving, hun maandelijkse, wekelijkse of dagelijkse kosten, foto's en volledige details over hoe de lidmaatschappen werken. Je kunt ook een afspraak maken om de ruimte te gaan bekijken of zelfs een paar uur gratis werken voordat je een beslissing neemt.

Meer informatie over coworking-ruimtes en flexibele werkplekken.