Le travail à distance est devenu de plus en plus populaire au cours des dernières années. Après la malheureuse propagation du COVID-19 et les mesures de distanciation sociale actuelles appliquées partout dans le monde, le nombre de personnes apprenant à travailler à domicile et devenant des travailleurs à distance a encore explosé. 

Si vous êtes nouveau dans le mode de vie du travail à distance, cet article est pour vous. Ici, nous allons couvrir certains des outils les plus utiles que vous devriez certainement apprendre si vous souhaitez devenir un travailleur à distance efficace et efficace. Nous diviserons les outils en différentes catégories en fonction de leur utilisation principale: gestion de projet, gestion de fichiers, suivi du temps et facturation. 

 

Meilleurs outils de gestion de projet pour les travailleurs à distance

Trello

Classement Alexa: 202

Trello est l'un des outils de gestion de projet les plus utilisés par les pigistes et les travailleurs à distance en général. Trello vous permet d'organiser des projets en les divisant en tâches spécifiques et en les attribuant à des personnes spécifiques au sein de votre équipe. Grâce à Trello, vous pouvez également partager des commentaires et des fichiers avec votre équipe et vos clients. C'est certainement un moyen simple et simple d'organiser tout type de projet, même si vous n'avez pas d'équipe et travaillez seul.

 

Asana

Classement Alexa: 1,021

Asana est assez similaire à Trello en termes de fonctionnalités, mais il vous permet d'organiser visuellement des projets et des tâches de différentes manières plutôt que d'être simplement un énorme tableau. Il est généralement préférable pour les grandes équipes car il possède des fonctionnalités supplémentaires qui vous permettent de voir les progrès réalisés par des personnes spécifiques ou par toute l'équipe dans un projet particulier ou dans tous les projets. Quelque chose qui est utile lorsque vous avez besoin d'avoir une vue d'ensemble plutôt que de simples tâches spécifiques. 

Trello et Asana ont tous deux des versions gratuites ainsi que des plans premium qui varient en fonction de la taille des équipes et des fonctionnalités requises. ClickUp, ProofHub et Wrike sont d'autres outils de gestion de projet populaires à prendre en compte.

 

Meilleurs outils de communication et de collaboration

Mou

Classement Alexa: 207

Slack est l'un des outils de communication et de collaboration les plus populaires pour les équipes travaillant à distance. C'est bien plus qu'un simple messager, car il vous donne la possibilité de diviser vos discussions en différents sujets et canaux et vous pouvez également appeler d'autres utilisateurs. Slack a un plan gratuit pour démarrer, qui vous limite, vous et votre équipe, aux 10 000 messages les plus récents à un moment donné. La version payante n'a pas cette limitation et a un modèle de tarification basé sur le nombre d'utilisateurs. 

L'un des principaux avantages de Slack est la possibilité d'y intégrer de nombreux autres outils et applications (y compris la plupart de ceux mentionnés dans cet article). Par exemple, vous pouvez recevoir une notification chaque fois qu'un membre de votre équipe met à jour une carte Trello ou télécharge un fichier sur Google Drive. La plupart des applications Web populaires ont des options d'intégration standard avec Slack, mais vous pouvez également utiliser un outil comme Zapier pour créer vos propres automatisations. Cela fait de Slack une excellente option de collaboration pour toute équipe distante.

 

Équipes Microsoft

Classement Alexa: 21 (Microsoft.com)

Microsoft Teams s'est progressivement positionné comme l'un des principaux concurrents de Slack dans l'espace de collaboration en ligne. Cet outil a une apparence plus corporative et une sensation plus robuste. Il va sans dire que cela fonctionne très bien avec d'autres outils Microsoft, tels que leurs différentes applications Office 365. Ce qui distingue Microsoft Teams, c'est la possibilité d'avoir d'énormes appels vidéo avec jusqu'à 250 participants et la possibilité de partager votre écran.

Comparé à Slack, il offre beaucoup moins de flexibilité en termes de division de vos messages en canaux et sujets distincts, et il est également beaucoup plus limité dans sa capacité à intégrer d'autres applications tierces. Cependant, il offre une meilleure sécurité et des fonctionnalités puissantes, en particulier lors de son utilisation dans le cadre d'un paysage d'applications Office 365 d'entreprise plus large.

 

Meilleurs outils de gestion du temps et de suivi

Les outils de suivi du temps fonctionnent tous de manière très similaire. Ils permettent aux travailleurs et aux équipes à distance de suivre le temps qu'ils passent dans des projets spécifiques en leur fournissant des fonctionnalités qui fonctionnent comme un chronomètre. Les utilisateurs peuvent le démarrer, le mettre en pause et l'arrêter pendant qu'ils travaillent sur certains projets et il garde automatiquement une trace du temps qu'ils passent sur les tâches précédemment définies. Certaines applications permettent également aux travailleurs à distance d'ajouter manuellement le temps passé sur les tâches qu'ils n'ont pas pu suivre en temps réel.

Les outils les plus avancés incluent de nombreuses fonctionnalités supplémentaires très utiles, en particulier pour que les managers puissent garder un œil sur ce sur quoi les membres de leur équipe travaillent. Ces fonctionnalités comprennent des captures d'écran aléatoires toutes les quelques minutes, le suivi GPS, des rapports quotidiens et l'automatisation de la paie. 

Ces outils comprennent Toggl (Alexa Rank 3,428), Clockify (Alexa Rank: 895,500) et Hubstaff (Classement Alexa 27806). Ils ont tous des versions gratuites pour les petites équipes qui incluent les fonctionnalités très basiques ainsi que des comptes premium qui incluent toutes les fonctionnalités supplémentaires. Les trois fonctionnent très bien et bien qu'ils soient très similaires, certains d'entre eux ont des fonctionnalités différentes qui pourraient mieux fonctionner pour certains et pas tellement pour d'autres. Par conséquent, nous vous conseillons de les examiner tous et de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

FLYDESK

L'application FLYDESK permettra aux membres de l'équipe de s'enregistrer depuis leur smartphone en un seul clic ou avec une touche pour suivre les heures de travail et les lieux. Les données d'enregistrement fourniront des informations aux utilisateurs et aux responsables d'équipe, elles faciliteront la collaboration d'équipe tout en préservant un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Encore une chose, l'application permettra aux utilisateurs de réserver des salles de réunion et des bureaux à la demande et dans le monde entier dans l'un des des milliers d'espaces de bureau et de coworking flexibles disponibles sur FLYDESK.

 

 

Meilleurs outils de visioconférence et de partage d'écran

Google Meet

Classement Alexa: 1 (Google.com)

Google Meet est l'un des outils les plus populaires du moment pour les appels vidéo et le partage d'écran, ce qui a ajouté de nombreuses nouvelles fonctionnalités pratiques au cours des dernières années. Les exemples les plus récents sont la possibilité d'enregistrer votre réunion et la possibilité d'afficher les sous-titres en direct pendant votre réunion, ce qui fonctionne remarquablement bien. Il existe une version gratuite de Google Meet, mais pour profiter de toutes les fonctionnalités, vous devez disposer d'un plan Google Suite.

Google Suite permet également à votre équipe d'avoir ses propres adresses e-mail dédiées en utilisant le nom de domaine de votre entreprise et il est livré avec un accès à Google Drive. Cela pourrait être un moyen rentable d'accéder à toutes ces fonctionnalités pour un prix fixe par utilisateur et par mois.

 

Skype

Classement Alexa: 235

Skype a été l'une des premières applications bien connues pour les appels téléphoniques en ligne, les appels vidéo et le partage d'écran. Sa popularité a fluctué au fil des ans, mais elle existe toujours et est toujours largement utilisée. L'un de ses avantages est qu'il est gratuit dans la plupart des cas et qu'il dispose d'un système de crédit téléphonique flexible au cas où vous voudriez faire un appel occasionnel vers des lignes fixes depuis l'étranger.

 

Zoom

Classement Alexa: 16

Zoom est peut-être l'outil de visioconférence le plus populaire et le plus simple à utiliser, car vous pouvez y accéder via un lien Web et vous n'avez pas besoin d'un compte (à condition que quelqu'un d'autre vous envoie un lien vers une réunion). Il a gagné en popularité au cours des derniers mois lorsque de plus en plus de personnes ont travaillé à domicile pendant l'épidémie de COVID-19. Parmi les trois outils mentionnés ici, Zoom est sans doute le plus convivial et le plus facile à utiliser pour des groupes plus importants de personnes et des équipes de travail à distance. Un aspect à noter est qu'il y a eu des problèmes de sécurité (surtout si votre lien de réunion se retrouve d'une manière ou d'une autre entre de mauvaises mains).

 

Meilleurs outils pour générer des factures et demander des paiements

Par facture

Classement Alexa: 20546

Invoicely est un outil très facile à utiliser et convivial qui vous permet de créer des factures personnalisées et d'aspect professionnel. Tout ce que vous avez à faire est de remplir les blancs et de générer la facture, aussi simple que cela! Vous pouvez ajouter les informations relatives à votre entreprise, le nom de l'entreprise, le logo, l'adresse de facturation, les dates d'échéance, les détails de paiement et la description de chaque produit de service que vous facturez ainsi que le taux horaire ou le prix unitaire. 

Invoicely vous permet de créer un compte afin que vous puissiez enregistrer toutes vos factures envoyées en un seul endroit ainsi que de créer des modèles que vous pouvez réutiliser pour la facturation récurrente. Vous pouvez également suivre qui a payé une facture et générer des rapports afin de garder une trace de vos finances. 

 

Xero

Classement Alexa: 821

Xero est plus avancé que facturé, car il s'agit d'un logiciel de comptabilité complet. Il est très populaire parmi les travailleurs à distance et il a d'excellentes critiques en ligne. 

Xero possède des fonctionnalités plus avancées qui conviennent mieux aux entreprises qui effectuent des transactions régulièrement. Ses fonctionnalités incluent la facturation, la gestion des stocks, la paie automatisée, les connexions bancaires et les rapprochements, les rapports, la gestion multidevise, les tableaux de bord de performance et la possibilité d'accepter les paiements des services de paiement en ligne les plus populaires. 

Naturellement, Xero n'est pas gratuit. Cependant, son prix est très raisonnable et chaque plan est livré avec un essai gratuit de 30 jours.

 

Applications Wave

Classement Alexa: 1,173

Wave propose une série de logiciels gratuits pour les petites entreprises, qu'ils proposent sous la forme de 3 produits différents: facturation, reçus et comptabilité. Leurs solutions sont livrées avec une intégration Stripe et sont assez conviviales et simples à utiliser. C'est une excellente option pour commencer et vous n'avez besoin que d'un seul compte pour accéder à toutes les solutions proposées par Wave.

 

Meilleurs outils pour partager et organiser des fichiers

Google Drive

 

Classement Alexa: 1 (Google.com)

Google Drive est de loin le moyen le plus simple et le plus pratique d'organiser et de partager des fichiers en ligne, peu importe qui vous êtes et ce que vous faites… cela fonctionne pour tout le monde! Google Drive vous permet de créer, modifier, stocker, organiser et partager des fichiers dans de nombreux formats différents, notamment des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires. 

Le compte gratuit comprend 15 Go de stockage, mais il existe plusieurs plans premium qui vont de 30 Go à 30 To (ce qui est beaucoup!).

 

WeTransfer

Classement Alexa: 131

WeTransfer est un site Web qui vous permet de partager des fichiers gratuitement d'une manière très simple. Il vous suffit d'aller sur le site Web et de télécharger le contenu que vous souhaitez partager. Il générera automatiquement un lien que vous pourrez envoyer à une autre personne afin qu'elle télécharge les fichiers que vous souhaitez partager. Aussi simple que cela!

WeTransfer est une excellente option pour partager des fichiers de manière sporadique car c'est rapide, gratuit et vous n'avez pas besoin de créer un compte pour l'utiliser. Google Drive, cependant, est bien meilleur pour ceux qui souhaitent partager aussi bien que créer et stocker des fichiers en un seul endroit.

Dropbox, Box et OneDrive sont d'autres bons outils pour partager et stocker des fichiers.

 

Meilleurs outils de collaboration visuelle

Métier à tisser

Classement Alexa: 759

Loom est un logiciel gratuit que vous pouvez utiliser pour enregistrer votre écran. Vous avez la possibilité d'activer et de désactiver à la fois l'audio et la vidéo. Cela en fait un outil incroyablement pratique pour créer de courtes vidéos pédagogiques pour les membres de votre équipe distante, peut-être dans le cadre d'un processus d'intégration. Il est également très utile d'expliquer les problèmes que vous avez rencontrés, car c'est souvent un moyen plus efficace de montrer à quelqu'un ce que vous voulez dire (plutôt que de le taper ou d'attendre qu'il soit disponible pour une session de partage d'écran en direct).

Il peut être intégré comme une extension Chrome facile. Les vidéos sont hébergées en ligne dans votre compte et vous pouvez choisir les paramètres de confidentialité pour les partager. La valeur par défaut est "toute personne disposant du lien peut voir cette vidéo", mais vous pouvez également ajouter un mot de passe.

 

Miro

Classement Alexa: 1331

Miro est un outil de collaboration visuelle que vous pouvez utiliser à de nombreuses fins différentes, notamment le brainstorming, les sessions d'idéation, la cartographie mentale, la conception et la planification de flux de travail. Considérez-le comme un tableau blanc en ligne et interactif. 

Vous pouvez collaborer en direct avec votre équipe, y compris les fonctionnalités intégrées de chat et d'appel vidéo. La version gratuite vous donne accès à 3 tableaux gratuits sur lesquels collaborer et à un ensemble limité de fonctionnalités, tandis que les versions payantes ont beaucoup plus de fonctionnalités et sont facturées par utilisateur. Miro peut être un outil incroyablement utile si votre travail nécessite de la créativité et que votre équipe n'est pas physiquement au même endroit.

Un autre bon outil de collaboration visuelle à distance est InVision, qui permet aux membres de votre équipe de donner des commentaires sur les maquettes de page de chacun.

Meilleure plateforme de réservation de bureaux et de salles de réunion

Espace de travail FLYDESK

FLYDESK est une plateforme qui permet aux télétravailleurs de localiser meilleurs espaces de coworking et connectez-vous avec des professionnels de leur région. Grâce au site Web ou à l'application FLYDESK, il est possible de réserver des espaces de travail ainsi que des salles de réunion sur une base horaire, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. 

Essayez-le: si vous voulez vérifier tous les espaces de coworking disponibles près de chez vous, visitez FLYDESK's page des espaces de coworking et filtrez par emplacement et type d'espace (Hot desk, bureau dédié, bureau privé, même salles de réunion, espaces événementiels ou bureau virtuel).

Vous aurez un accès instantané à tous les espaces disponibles dans la région, leurs frais mensuels, hebdomadaires ou quotidiens, des photos et des détails complets sur le fonctionnement des abonnements. Vous pouvez également prendre rendez-vous pour aller voir l'espace ou même y travailler pendant quelques heures gratuitement avant de prendre une décision.

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