Il lavoro a distanza è diventato sempre più popolare negli ultimi anni. Dopo la sfortunata diffusione del COVID-19 e le attuali misure di distanziamento sociale applicate in tutto il mondo, il numero di persone che imparano a lavorare da casa e diventano telelavoratori è esploso ulteriormente. 

Se sei nuovo nello stile di vita del lavoro a distanza, questo articolo è per te. Qui tratteremo alcuni degli strumenti più utili che dovresti assolutamente conoscere se desideri diventare un lavoratore remoto efficiente ed efficace. Divideremo gli strumenti in diverse categorie a seconda di ciò per cui vengono utilizzati principalmente: gestione dei progetti, gestione dei file, monitoraggio del tempo e fatturazione. 

 

I migliori strumenti di gestione dei progetti per i lavoratori remoti

Trello

Posizione Alexa: 202

Trello è uno degli strumenti di project management più utilizzati dai freelance e dai telelavoratori in generale. Trello ti consente di organizzare i progetti suddividendoli in compiti specifici e assegnandoli a persone specifiche all'interno del tuo team. Tramite Trello puoi anche condividere commenti e file con il tuo team e i clienti. È sicuramente un modo semplice e diretto per organizzare qualsiasi tipo di progetto, anche se non hai una squadra e lavori da solo.

 

Asana

Posizione Alexa: 1.021

Asana è abbastanza simile a Trello in termini di funzionalità, ma ti consente di organizzare visivamente progetti e attività in molti modi diversi piuttosto che essere solo un'enorme bacheca. In genere è meglio per i team più grandi perché ha funzionalità extra che ti consentono di vedere i progressi compiuti da persone specifiche o dall'intero team in un particolare progetto o in tutti i progetti. Qualcosa che torna utile quando devi dare un'occhiata al quadro generale piuttosto che solo a compiti specifici. 

Sia Trello che Asana hanno versioni gratuite e piani premium che variano a seconda delle dimensioni dei team e delle funzionalità richieste. Alcuni altri popolari strumenti di gestione dei progetti da considerare sono ClickUp, ProofHub e Wrike.

 

I migliori strumenti di comunicazione e collaborazione

lento

Posizione Alexa: 207

Slack è uno degli strumenti di comunicazione e collaborazione più popolari per i team che lavorano da remoto. È molto più di un semplice messenger, in quanto ti dà la possibilità di suddividere le tue chat in diversi argomenti e canali e puoi anche chiamare altri utenti. Slack ha un piano gratuito per iniziare, che limita te e il tuo team solo ai 10.000 messaggi più recenti in un dato momento. La versione a pagamento non ha questa limitazione e ha un modello di prezzo basato sul numero di utenti. 

Uno dei principali vantaggi di Slack è la possibilità di integrare molti altri strumenti e app (inclusa la maggior parte di quelli menzionati in questo articolo). Ad esempio, puoi ricevere una notifica ogni volta che un membro del tuo team aggiorna una scheda Trello o carica un file su Google Drive. La maggior parte delle app Web più diffuse ha opzioni di integrazione standard con Slack, tuttavia puoi anche utilizzare uno strumento come Zapier per creare le tue automazioni. Ciò rende Slack un'eccellente opzione di collaborazione per qualsiasi team remoto.

 

Team Microsoft

Posizione Alexa: 21 (Microsoft.com)

Microsoft Teams si è gradualmente posizionato come uno dei principali concorrenti di Slack nello spazio di collaborazione online. Questo strumento ha un aspetto più aziendale e una sensazione più robusta. Inutile dire che funziona molto bene con altri strumenti Microsoft, come le loro varie applicazioni di Office 365. Ciò che distingue Microsoft Teams è la possibilità di effettuare enormi videochiamate con un massimo di 250 partecipanti e la possibilità di condividere lo schermo.

Rispetto a Slack offre molta meno flessibilità in termini di suddivisione dei messaggi in canali e argomenti separati, ed è anche molto più limitato nella sua capacità di integrare altre applicazioni di terze parti. Tuttavia, ha una migliore sicurezza e alcune potenti funzionalità, soprattutto quando lo si utilizza come parte di un più ampio panorama di applicazioni aziendali di Office 365.

 

Migliori strumenti di gestione e tracciamento del tempo

Gli strumenti di monitoraggio del tempo funzionano tutti in modo molto simile. Consentono ai lavoratori e ai team remoti di tenere traccia di quanto tempo trascorrono in progetti specifici fornendo loro funzionalità che funzionano proprio come un cronometro. Gli utenti possono avviarlo, metterlo in pausa e interromperlo mentre lavorano su determinati progetti e tiene automaticamente traccia di quanto tempo impiegano per attività impostate in precedenza. Alcune app consentono inoltre ai lavoratori remoti di aggiungere manualmente il tempo dedicato a quelle attività che non sono stati in grado di monitorare in tempo reale.

Gli strumenti più avanzati includono numerose funzionalità extra molto utili, soprattutto per i manager per tenere d'occhio ciò su cui stanno lavorando i membri del loro team. Queste funzionalità includono schermate casuali ogni pochi minuti, tracciamento GPS, rapporti giornalieri e automazione delle buste paga. 

Questi strumenti includono Attiva/disattiva (Alexa Classifica 3.428), Orologio (Alexa Rank: 895.500) e Hubstaff (Alexa Rango 27.806). Hanno tutti versioni gratuite per piccoli team che includono le funzionalità di base e account premium che includono tutte le funzionalità extra. Tutti e tre funzionano molto bene e sebbene siano molto simili, alcuni hanno funzionalità diverse che potrebbero funzionare meglio per alcuni e non tanto per altri. Pertanto, ti consigliamo di dare un'occhiata a tutti e scegliere quello che meglio si adatta alle tue esigenze.

FLYDESK

L'app FLYDESK consentirà ai membri del team di effettuare il check-in dal proprio smartphone con un clic o con un tocco di tag per tenere traccia dell'orario di lavoro e dei luoghi. I dati di check-in forniranno approfondimenti agli utenti e ai team manager, faciliteranno la collaborazione del team preservando un equilibrio tra lavoro e vita privata. Un'altra cosa, l'App consentirà agli utenti di prenotare sale riunioni e scrivanie su richiesta e in tutto il mondo all'interno di uno dei migliaia di uffici flessibili e spazi di coworking disponibili su FLYDESK.

 

 

I migliori strumenti di videoconferenza e condivisione dello schermo

Google Meet

Posizione Alexa: 1 (Google.com)

Google Meet è uno degli strumenti più popolari in circolazione al momento per le videochiamate e la condivisione dello schermo che ha aggiunto molte nuove funzionalità utili negli ultimi anni. Gli esempi più recenti sono la possibilità di registrare la riunione e la possibilità di visualizzare i sottotitoli dal vivo durante la riunione, che funziona molto bene. Esiste una versione gratuita di Google Meet, ma per usufruire di tutte le funzionalità è necessario disporre di un piano Google Suite.

Google Suite consente inoltre al tuo team di avere i propri indirizzi email dedicati utilizzando il nome di dominio della tua azienda e viene fornito con l'accesso a Google Drive. Potrebbe essere un modo conveniente per ottenere l'accesso a tutte queste funzionalità a un prezzo fisso per utente al mese.

 

Skype

Posizione Alexa: 235

Skype è stata una delle prime applicazioni conosciute per le telefonate online, le videochiamate e la condivisione dello schermo. La sua popolarità ha oscillato nel corso degli anni, ma è ancora in circolazione e viene ancora ampiamente utilizzato. Uno dei suoi vantaggi è che è gratuito per la maggior parte degli scopi e ha un sistema di credito telefonico flessibile nel caso in cui desideri effettuare chiamate occasionali verso telefoni fissi dall'estero.

 

Ingrandisci

Grado Alexa: 16

Zoom è forse lo strumento di videoconferenza più popolare e più semplice da iniziare a utilizzare, in quanto è possibile accedervi tramite un collegamento Web e non è necessario un account (a condizione che qualcun altro ti invii un collegamento a una riunione). Ha guadagnato un'enorme popolarità negli ultimi mesi, quando sempre più persone hanno lavorato da casa durante l'epidemia di COVID-19. Dei tre strumenti menzionati qui, Zoom è probabilmente il più intuitivo e facile da usare per gruppi più grandi di persone e team di lavoro a distanza. Un aspetto da notare è che ci sono stati alcuni problemi di sicurezza (soprattutto se il link della riunione finisce in qualche modo nelle mani sbagliate).

 

I migliori strumenti per generare fatture e richiedere pagamenti

Fatturatamente

Posizione Alexa: 20.546

Invoicely è uno strumento super facile da usare e intuitivo che ti consente di creare fatture personalizzate e dall'aspetto professionale. Tutto quello che devi fare è riempire gli spazi vuoti e generare la fattura, così facile! Puoi aggiungere le informazioni sulla tua attività commerciale, il nome dell'azienda, il logo, l'indirizzo di fatturazione, le date di scadenza, i dettagli di pagamento e la descrizione di ciascun prodotto del servizio che stai addebitando, nonché la tariffa oraria o il prezzo per unità. 

Invoicely ti consente di creare un account in modo da poter salvare tutte le tue fatture inviate in un unico posto e creare modelli che puoi riutilizzare per la fatturazione ricorrente. Puoi anche tenere traccia di chi ha pagato una fattura e generare report in modo da tenere traccia dei tuoi dati finanziari. 

 

Xero

Posizione Alexa: 821

Xero è più avanzato che fatturato, in quanto è un software di contabilità completo. È molto popolare tra i lavoratori remoti e ha ottime recensioni online. 

Xero ha funzionalità più avanzate che sono più adatte per le aziende che effettuano transazioni su base regolare. Le sue funzionalità includono fatturazione, gestione dell'inventario, buste paga automatizzate, connessioni e riconciliazioni bancarie, reportistica, gestione multivaluta, dashboard delle prestazioni e la possibilità di accettare pagamenti dai servizi di pagamento online più diffusi. 

Comprensibilmente, Xero non è gratuito. Tuttavia, ha un prezzo molto ragionevole e ogni piano viene fornito con una prova gratuita di 30 giorni.

 

App Wave

Posizione Alexa: 1.173

Wave offre una serie di software gratuiti per le piccole imprese, che offrono come 3 diversi prodotti: Fatturazione, Ricevute e Contabilità. Le loro soluzioni sono dotate di un'integrazione Stripe e sono abbastanza facili da usare e semplici da usare. Questa è un'ottima opzione per iniziare e ti serve solo un account per accedere a tutte le soluzioni offerte da Wave.

 

I migliori strumenti per condividere e organizzare i file

Google Drive

 

Posizione Alexa: 1 (Google.com)

Google Drive è di gran lunga il modo più semplice e conveniente per organizzare e condividere file online, indipendentemente da chi sei e cosa fai... funziona per tutti! Google Drive ti consente di creare, modificare, archiviare, organizzare e condividere file in molti formati diversi, inclusi documenti, fogli di lavoro, presentazioni e moduli. 

L'account gratuito include 15 GB di spazio di archiviazione, ma ci sono diversi piani premium che vanno da 30 GB fino a 30 TB (che è molto!).

 

Trasferiamo

Posizione Alexa: 131

WeTransfer è un sito Web che ti consente di condividere file gratuitamente in modo molto semplice. Vai semplicemente sul sito web e carica il contenuto che desideri condividere. Genererà automaticamente un collegamento che puoi inviare a un'altra persona in modo che scarichi i file che desideri condividere. Così semplice!

WeTransfer è un'ottima opzione per condividere file sporadicamente poiché è veloce, gratuito e non è necessario creare un account per utilizzarlo. Google Drive, invece, è molto meglio per chi vuole condividere così come creare e archiviare file in un unico luogo.

Alcuni altri buoni strumenti per condividere e archiviare file sono Dropbox, Box e OneDrive.

 

I migliori strumenti di collaborazione visiva

Telaio

Posizione Alexa: 759

Loom è un software gratuito che puoi utilizzare per registrare il tuo schermo. Hai la possibilità di attivare e disattivare sia l'audio che il video. Questo lo rende uno strumento incredibilmente utile per creare brevi video didattici per i membri del tuo team remoto, magari come parte di un processo di onboarding. È anche molto utile spiegare i problemi che hai riscontrato, poiché questo è spesso un modo più efficiente per mostrare a qualcuno cosa intendi (rispetto a digitarlo o aspettare che siano disponibili per una sessione di condivisione dello schermo dal vivo).

Può essere integrato come una semplice estensione di Chrome. I video sono ospitati online nel tuo account e puoi scegliere le impostazioni sulla privacy per condividerli. L'impostazione predefinita è "chiunque abbia il link può vedere questo video", ma puoi anche aggiungere una password.

 

Mirò

Posizione Alexa: 1331

Miro è uno strumento di collaborazione visiva che puoi utilizzare per molti scopi diversi tra cui brainstorming, sessioni di ideazione, mappe mentali, progettazione e pianificazione del flusso di lavoro. Pensala come una lavagna online e interattiva. 

Puoi collaborare dal vivo con il tuo team, inclusa la funzionalità di chat e videochiamata integrata. La versione gratuita ti dà accesso a 3 schede gratuite su cui collaborare e a un set limitato di funzionalità, mentre le versioni a pagamento hanno molte più funzionalità e hanno un prezzo per utente. Miro può essere uno strumento incredibilmente utile se il tuo lavoro richiede creatività e il tuo team non si trova fisicamente nello stesso luogo.

Un altro ottimo strumento per la collaborazione visiva remota è InVision, che consente ai membri del tuo team di fornire feedback sui rispettivi prototipi di pagina.

Migliore piattaforma per la prenotazione di scrivanie e sale riunioni

Area di lavoro FLYDESK

FLYDESK è una piattaforma che consente ai lavoratori remoti di individuare il migliori spazi di coworking e connettersi con professionisti nella loro zona. Attraverso il sito o l'app FLYDESK è possibile prenotare spazi per lavorare e sale riunioni su base oraria, giornaliera, settimanale o mensile. 

Fai un tentativo: se vuoi controllare tutti gli spazi di coworking disponibili vicino a te, visita FLYDESK's pagina degli spazi di coworking e filtrare per posizione e tipologia di spazio (Hot desk, desk dedicato, ufficio privato, anche sale riunioni, spazi per eventi o virtual office).

Avrai accesso immediato a tutti gli spazi disponibili nell'area, alle loro tariffe mensili, settimanali o giornaliere, foto e tutti i dettagli su come funzionano gli abbonamenti. Puoi anche fissare un appuntamento per andare a vedere lo spazio o persino lavorare da lì per alcune ore gratuitamente prima di prendere una decisione.

Scopri di più sugli spazi di coworking e sugli spazi di lavoro flessibili.