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Ferramentas para aumentar a produtividade de equipes remotas

O trabalho remoto tem se tornado cada vez mais popular nos últimos anos. Após a infeliz disseminação do COVID-19 e as atuais medidas de distanciamento social aplicadas em todo o mundo, o número de pessoas aprendendo a trabalhar em casa e se tornando trabalhadores remotos explodiu ainda mais. 

Se você é novo no estilo de vida do trabalho remoto, este artigo é para você. Aqui, abordaremos algumas das ferramentas mais úteis que você definitivamente deve aprender se deseja se tornar um trabalhador remoto eficiente e eficaz. Dividiremos as ferramentas em diferentes categorias, dependendo do seu uso principal: gerenciamento de projetos, gerenciamento de arquivos, controle de tempo e faturamento. 

 

Melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para trabalhadores remotos

Trello

Classificação Alexa: 202

O Trello é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais utilizadas entre freelancers e trabalhadores remotos em geral. O Trello permite que você organize projetos dividindo-os em tarefas específicas e atribuindo-os a pessoas específicas dentro de sua equipe. Através do Trello você também pode compartilhar comentários e arquivos com sua equipe e clientes. É definitivamente uma maneira simples e direta de organizar qualquer tipo de projeto, mesmo que você não tenha uma equipe e trabalhe por conta própria.

 

Asana

Classificação Alexa: 1.021

Asana é bastante semelhante ao Trello em termos de funcionalidades, mas permite organizar visualmente projetos e tarefas de muitas maneiras diferentes, em vez de ser apenas um grande quadro. Geralmente é melhor para equipes maiores porque possui recursos extras que permitem ver o progresso que pessoas específicas ou toda a equipe fizeram em um projeto específico ou em todos os projetos. Algo que é útil quando você precisa dar uma olhada no quadro geral, em vez de apenas tarefas específicas. 

Tanto o Trello quanto o Asana têm versões gratuitas e planos premium que variam de acordo com o tamanho das equipes e as funcionalidades necessárias. Algumas outras ferramentas populares de gerenciamento de projetos a serem consideradas são ClickUp, ProofHub e Wrike.

 

As melhores ferramentas de comunicação e colaboração

Folga

Classificação Alexa: 207

O Slack é uma das ferramentas de comunicação e colaboração mais populares para equipes que trabalham remotamente. É muito mais do que apenas um mensageiro, pois permite dividir seus bate-papos em diferentes tópicos e canais e você também pode ligar para outros usuários. O Slack tem um plano gratuito para começar, que limita você e sua equipe a apenas as 10.000 mensagens mais recentes a qualquer momento. A versão paga não possui essa limitação e possui um modelo de precificação baseado na quantidade de usuários. 

Um dos principais benefícios do Slack é a capacidade de integrar muitas outras ferramentas e aplicativos nele (incluindo a maioria dos mencionados neste artigo). Por exemplo, você pode receber uma notificação sempre que um membro de sua equipe atualizar um cartão do Trello ou carregar um arquivo no Google Drive. A maioria dos aplicativos da web populares tem opções de integração padrão com o Slack, mas você também pode usar uma ferramenta como o Zapier para criar suas próprias automações. Isso torna o Slack uma excelente opção de colaboração para qualquer equipe remota.

 

Equipes da Microsoft

Classificação Alexa: 21 (Microsoft.com)

O Microsoft Teams gradualmente se posicionou como um dos principais concorrentes do Slack no espaço de colaboração online. Esta ferramenta tem um visual mais corporativo e uma sensação mais robusta. Escusado será dizer que funciona muito bem com outras ferramentas da Microsoft, como seus vários aplicativos do Office 365. O que destaca o Microsoft Teams é a capacidade de fazer grandes videochamadas com até 250 participantes e a capacidade de compartilhar sua tela.

Comparado ao Slack, ele oferece muito menos flexibilidade em termos de dividir suas mensagens em canais e tópicos separados, e também é muito mais limitado em sua capacidade de integrar outros aplicativos de terceiros. No entanto, ele tem melhor segurança e alguns recursos poderosos, especialmente ao usá-lo como parte de um cenário de aplicativos corporativos do Office 365 mais amplo.

 

Melhor gerenciamento de tempo e ferramentas de rastreamento

Todas as ferramentas de rastreamento de tempo funcionam de maneira muito semelhante. Eles permitem que funcionários e equipes remotos rastreiem quanto tempo passam em projetos específicos, fornecendo recursos que funcionam como um cronômetro. Os usuários podem iniciar, pausar e pará-lo enquanto trabalham em determinados projetos e monitora automaticamente quanto tempo eles gastam em tarefas definidas anteriormente. Alguns aplicativos também permitem que trabalhadores remotos adicionem manualmente o tempo gasto nas tarefas que não puderam acompanhar em tempo real.

As ferramentas mais avançadas incluem inúmeros recursos extras que são muito úteis, especialmente para os gerentes ficarem de olho no que os membros de sua equipe estão trabalhando. Esses recursos incluem capturas de tela aleatórias a cada poucos minutos, rastreamento por GPS, relatórios diários e automação da folha de pagamento. 

Essas ferramentas incluem Alternar (Classificação Alexa 3.428), Clockify (Classificação Alexa: 895.500) e Hubstaff (Alexa Rank 27.806). Todos eles têm versões gratuitas para pequenas equipes que incluem as funcionalidades básicas, bem como contas premium que incluem todos os recursos extras. Os três funcionam muito bem e, embora sejam muito semelhantes, alguns deles têm funcionalidades diferentes que podem funcionar melhor para alguns e não tanto para outros. Por isso, aconselhamos que você dê uma olhada em todos eles e escolha aquele que melhor se adapta às suas necessidades.

FLYDESK

O aplicativo FLYDESK permitirá que os membros da equipe façam check-in em seus smartphones com um clique ou com um toque de tag para rastrear horas e locais de trabalho. Os dados de check-in fornecerão informações aos usuários e gerentes de equipe, facilitarão a colaboração da equipe, preservando o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Mais uma coisa, o aplicativo permitirá que os usuários reservem salas de reunião e mesas sob demanda e globalmente dentro de um dos milhares de espaços flexíveis de escritório e coworking disponíveis no FLYDESK.

 

 

Melhores ferramentas de videoconferência e compartilhamento de tela

Google Meet

Classificação Alexa: 1 (Google.com)

O Google Meet é uma das ferramentas mais populares no momento para videochamadas e compartilhamento de tela, que adicionou muitos novos recursos úteis nos últimos anos. Os exemplos mais recentes são a capacidade de gravar sua reunião e a capacidade de exibir legendas ao vivo durante sua reunião, o que funciona muito bem. Existe uma versão gratuita do Google Meet, mas para usufruir de todos os recursos é necessário ter um plano Google Suite.

O Google Suite também permite que sua equipe tenha seus próprios endereços de e-mail dedicados usando o nome de domínio da sua empresa e vem com acesso ao Google Drive. Pode ser uma maneira econômica de obter acesso a todos esses recursos por um preço fixo por usuário por mês.

 

Skype

Classificação Alexa: 235

O Skype foi um dos primeiros aplicativos conhecidos para chamadas telefônicas online, chamadas de vídeo e compartilhamento de tela. Sua popularidade flutuou ao longo dos anos, mas ainda está por aí e ainda sendo amplamente utilizada. Uma de suas vantagens é que ele é gratuito para a maioria das finalidades e possui um sistema de crédito telefônico flexível, caso você queira fazer ligações ocasionais para telefones fixos do exterior.

 

Ampliação

Classificação Alexa: 16

O Zoom é talvez a ferramenta de videoconferência mais popular e mais fácil de começar a usar, pois você pode acessá-lo por meio de um link da Web e não precisa de uma conta (desde que outra pessoa envie um link para uma reunião). Ganhou enorme popularidade nos últimos meses, quando mais e mais pessoas trabalharam em casa durante o surto de COVID-19. Das três ferramentas mencionadas aqui, o Zoom é sem dúvida a mais amigável e fácil de usar para grupos maiores de pessoas e equipes de trabalho remoto. Um aspecto a ser observado é que houve algumas preocupações de segurança (especialmente se o link da sua reunião de alguma forma acabar nas mãos erradas).

 

As melhores ferramentas para gerar faturas e solicitar pagamentos

Faturado

Classificação Alexa: 20.546

O Invoicely é uma ferramenta super fácil de usar e amigável que permite criar faturas personalizadas e com aparência profissional. Tudo o que você precisa fazer é preencher os espaços em branco e gerar a fatura, tão fácil quanto isso! Você pode adicionar suas informações comerciais, nome da empresa, logotipo, endereço de cobrança, datas de vencimento, detalhes de pagamento e a descrição de cada produto de serviço que você está cobrando, bem como a taxa horária ou o preço por unidade. 

O Invoicely permite que você crie uma conta para salvar todas as suas faturas enviadas em um único local, bem como criar modelos que podem ser reutilizados para cobrança recorrente. Você também pode acompanhar quem pagou uma fatura e gerar relatórios para acompanhar suas finanças. 

 

Xero

Classificação Alexa: 821

Xero é mais avançado do que faturado, pois é um software de contabilidade completo. É muito popular entre os trabalhadores remotos e tem excelentes críticas online. 

O Xero possui recursos mais avançados que são mais adequados para empresas que fazem transações regularmente. Seus recursos incluem faturamento, gerenciamento de estoque, folhas de pagamento automatizadas, conexões e reconciliações bancárias, relatórios, gerenciamento de várias moedas, painéis de desempenho e a opção de aceitar pagamentos dos serviços de pagamento online mais populares. 

Compreensível, Xero não é gratuito. No entanto, tem um preço muito justo e todos os planos vêm com uma avaliação gratuita de 30 dias.

 

Aplicativos Wave

Classificação Alexa: 1.173

A Wave oferece uma série de softwares gratuitos para pequenas empresas, que oferecem 3 produtos diferentes: Facturação, Recibos e Contabilidade. Suas soluções vêm com uma integração Stripe e são bastante fáceis de usar e fáceis de usar. Esta é uma ótima opção para começar e você só precisa de uma conta para acessar todas as soluções que o Wave oferece.

 

As melhores ferramentas para compartilhar e organizar arquivos

Google Drive

 

Classificação Alexa: 1 (Google.com)

O Google Drive é de longe a maneira mais fácil e conveniente de organizar e compartilhar arquivos on-line, independentemente de quem você é e do que faz... funciona para todos! O Google Drive permite criar, editar, armazenar, organizar e compartilhar arquivos em vários formatos diferentes, incluindo documentos, planilhas, apresentações e formulários. 

A conta gratuita inclui 15 GB de armazenamento, mas existem vários planos premium que vão de 30 GB a até 30 TB (o que é muito!).

 

Nós transferimos

Classificação Alexa: 131

WeTransfer é um site que permite compartilhar arquivos gratuitamente de uma forma muito simples. Você simplesmente acessa o site e carrega o conteúdo que deseja compartilhar. Ele gerará automaticamente um link que você pode enviar para outra pessoa para que ela baixe os arquivos que você deseja compartilhar. Tão simples como isso!

WeTransfer é uma ótima opção para compartilhar arquivos esporadicamente, pois é rápido, gratuito e você não precisa criar uma conta para usá-lo. O Google Drive, porém, é muito melhor para quem quer compartilhar assim como criar e armazenar arquivos em um único lugar.

Algumas outras boas ferramentas para compartilhar e armazenar arquivos são Dropbox, Box e OneDrive.

 

As melhores ferramentas de colaboração visual

Tear

Classificação Alexa: 759

Loom é um software gratuito que você pode usar para gravar sua tela. Você tem a opção de ligar e desligar o áudio e o vídeo. Isso o torna uma ferramenta incrivelmente útil para criar vídeos instrutivos curtos para membros de sua equipe remota, talvez como parte de um processo de integração. Também é muito útil explicar os problemas encontrados, pois geralmente é uma maneira mais eficiente de mostrar a alguém o que você quer dizer (em vez de digitar ou esperar que eles estejam disponíveis para uma sessão de compartilhamento de tela ao vivo).

Pode ser integrado como uma extensão fácil do Chrome. Os vídeos são hospedados online em sua conta e você pode escolher as configurações de privacidade para compartilhá-los. O padrão é “qualquer um que tenha o link pode ver este vídeo”, mas você também pode adicionar uma senha.

 

Miro

Classificação Alexa: 1331

O Miro é uma ferramenta de colaboração visual que você pode usar para muitos propósitos diferentes, incluindo brainstorming, sessões de ideação, mapeamento mental, design e planejamento de fluxo de trabalho. Pense nisso como um quadro branco online e interativo. 

Você pode colaborar ao vivo com sua equipe, incluindo a funcionalidade integrada de chat e videochamada. A versão gratuita oferece acesso a 3 quadros gratuitos para colaborar e um conjunto limitado de recursos, enquanto as versões pagas têm muito mais recursos e são precificadas por usuário. O Miro pode ser uma ferramenta incrivelmente útil se seu trabalho exigir criatividade e sua equipe não estiver fisicamente no mesmo local.

Outra boa ferramenta para colaboração visual remota é o InVision, que permite que os membros de sua equipe dêem feedback sobre os modelos de página uns dos outros.

Melhor plataforma de reserva de mesa e sala de reunião

Espaço de trabalho FLYDESK

FLYDESK é uma plataforma que permite que trabalhadores remotos localizem melhores espaços de coworking e se conectar com profissionais em sua área. Através do site ou aplicativo FLYDESK, é possível reservar espaços para trabalhar e salas de reunião por hora, dia, semana ou mês. 

Experimente: Se você quiser conferir todos os espaços de coworking disponíveis perto de você, basta visitar FLYDESK's página de espaços de coworking e filtre por localização e tipo de espaço (Hot desk, dedicado desk, private office, até salas de reuniões, espaços para eventos ou escritório virtual).

Você terá acesso instantâneo a todos os espaços disponíveis na área, suas taxas mensais, semanais ou diárias, fotos e detalhes completos sobre como funcionam as associações. Você também pode agendar um horário para conhecer o espaço ou até mesmo trabalhar de lá por algumas horas gratuitamente antes de tomar uma decisão.

Saiba mais sobre espaços de coworking e espaços de trabalho flexíveis.

Sobre FLYDESK
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